case history 1 – settore edile: impresa di costruzioni generali

Il gioco di squadra favorisce il passaggio delle informazioni.

Il gioco di squadra favorisce il passaggio delle informazioni

This is a text block. Click the edit button to change this text.

L'AZIENDA

impresa di costruzioni generali presente nel mercato da più di 40 anni, con oltre 50 milioni di euro di fatturato ed un organico che supera i 200 dipendenti.

LA SITUAZIONE DI PARTENZA

l’azienda presenta una organizzazione particolarmente complessa dovuta alla contemporanea presenza delle problematiche legate alla singola commessae di quelle derivanti dalla specializzazione delle diverse funzioni aziendali; la complessità si evidenzia nel coordinamento degli enti che interagiscono per la gestione delle commesse. Nell’ottica di un miglioramento dell’efficienza complessiva del lavoro degli uffici, l’azienda ha richiesto un intervento volto allo sviluppo dei meccanismi di coordinamento necessari tra i vari enti, toccando in particolare i sistemi e le procedure di gestione dell’ordine (commessa) e del sistema di qualità.

L'INTERVENTO COMPIUTO

sono stati identificati due processi fondamentali: il processo di elaborazione delle offerte e acquisizione delle commesse ed il successivo processo di gestione (realizzazione) delle commesse. Per ogni processo sono state individuate le criticità organizzative e, con il contributo dei responsabili dei vari enti, sono stati ridisegnati i flussi delle informazioni ed i flussi dei documenti necessari a garantire maggiore efficienza, rivisitando le procedure interessate. Lo sviluppo dell’intervento si riassume nelle seguenti fasi:

1)      definizione degli obiettivi, della responsabilità, delle leve gestionali, dei vari enti per ogni processo;

2)      sviluppo degli strumenti di controllo e strutturazione degli indici di performance, (temporali, economici, finanziari) per la valutazione dei risultati;

3)      predisposizione delle modalità di analisi degli scostamenti sugli indici di perfomance e delle azioni da intraprendere;

4)      analisi del flusso informativo tra i vari enti e della rapportistica di scambio fra gli stessi, durante le varie attività dei processi, in funzione del supporto dato dal sistema informatico, e dal sistema qualità (in particolare per il sistema informatico, aumento dell’integrazione fra i vari strumenti a disposizione dell’azienda);

5)      attivazione dei meccanismi di coordinamento tra gli enti sulle diverse fasi, secondo quanto già in parte predisposto dal sistema della qualità, come supporto gestionale all’iter della commessa;

6)      rivisitazione degli strumenti di coordinamento di medio lungo periodo sulla base degli sviluppi realizzati nella gestione dei processi.

I RISULTATI OTTENUTI

la “visualizzazione” del percorso delle informazioni ha permesso di razionalizzare l’iter delle commesse, e di far conoscere a tutti gli operatori coinvolti le rispettive esigenze gettando i presupposti per una fattiva collaborazione. I flussi ridisegnati hanno permesso di raggiungere l’obiettivo comune di integrare maggiormente le attività e le operazioni fra i diversi enti nei tempi prestabiliti.

Per la Direzione il nuovo sistema di pianificazione e controllo ha permesso di evidenziare le criticità e quindi di anticipare gli eventi, ha inoltre stabilito nuovi parametri di controllo per l’accettazione delle commesse data una dimensione minima e dei tempi di esecuzione da rispettare.